Privacy beleid Scouting Lieshout - Mariahout

Beleidsplan privacy

Inleiding

Vanaf 25 mei 2018 is de nieuwe privacywetgeving van kracht. Deze geldt ook voor organisaties als de onze. Dit betekent dat er een aantal zaken moet zijn geregeld:

– Opstellen van dit beleidsplan

– Publiceren van dit plan aan leden en op de website

– Bespreken van het plan in de groepsraad

Dit beleidsplan bevat een verwijzing naar het privacy-beleid van Scouting Nederland. Voor onze groep wordt een toelichting gegeven op de verschillende gegevensbronnen met privacygevoelige informatie en hoe we daar mee omgaan.

 

Scouting Nederland

Voor de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland gelden de voorwaarden die te vinden zijn op https://www.scouting.nl/privacy.

Leden en ouders kunnen zelf de gegevens vastgelegd in SOL (Scouting OnLine) inzien en wijzigen. In de bijlage van dit beleidsplan is een korte instructie opgenomen hoe toegang te krijgen tot SOL.

Scouting Lieshout – Mariahout

Scouting Lieshout – Mariahout bestaat uit een vereniging. Bij de Kamer van Koophandel staat deze vereniging geregistreerd als: Blokhut ’t Luyts Honk, met als statutaire naam Scouting Lieshout Mariahout (KVK 17218702 vestigingsnummer 000022394362 vestigingsadres Herendijk 7 5737 RA Lieshout).

Dit document heeft betrekking op de vereniging zoals ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Gegevensbeheerders

Het bestuur van Scouting Lieshout – Mariahout vindt het belangrijk dat er twee gegevensbeheerders zijn in verband met back-up en continuïteit De penningmeester en secretaris zijn aangewezen als de gegevensbeheerders.

Contactgegevens van de gegevensbeheerders:

Gegevensbeheerder / secretaris:                             Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Gegevensbeheerder / penningmeester:                Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Inschrijfformulier

Inschrijven of aanmelden (wachtlijst) van een lid gaat met een inschrijfformulier. Dit inschrijfformulier bevat NAW¹ gegevens van het lid en van de ouders/verzorgers. Deze gegevens worden ingevoerd in het online administratie systeem van Scouting Nederland (SOL).

Het inschrijfformulier wordt bewaard door de penningmeester/gegevensbeheerder in de administratie van Scouting Lieshout – Mariahout tot het moment van uitschrijving. Na uitschrijving wordt het formulier vernietigd.

¹NAW

Naam, adres woonplaats. Naast deze gegevens worden ook geregistreerd de geboortedatum, geslacht, gegevens van zorgverzekering, medische gegevens, hoogtevrees, zwemdiploma’s, dieet en telefoonnummer en e-mail adres van het lid, vader en moeder. Voor incassering van de contributie en eventuele extra kosten (kamp, scoutfit, etc.) worden ook bankrekeningnummer en tenaamstelling van het bankrekeningnummer vastgelegd.

Extra formulieren voor kamp of andere activiteiten

Voorafgaand aan een kamp of bij andere activiteiten kan een inschrijfformulier uitgedeeld worden. Hierin staan NAW¹-gegevens voor de groepsleiding. Deze informatie wordt bewaard tot na het kamp of the activiteit. Hierna worden de formulieren vernietigd.

Persoonsgegevens

De speltakleiders hebben toegang tot de persoonsgegevens van de leden van hun speltak via SOL. Deze gegevens worden gebruikt voor het opzoeken van:

-          E-mails voor het versturen van speltak gerichte mailings

-          Telefoonnummers van ouders voor contact met ouders over activiteiten, situaties met kind(eren)

-          Medische gegevens indien noodzakelijk voor een opkomst / kamp

De penningmeester/gegevensbeheerder en secretaris/gegevensbeheerder hebben toegang tot alle persoonsgegevens via SOL. Deze gegevens worden gebruikt voor:

-          Het opzoeken van:

                       - E-mails voor het versturen van speltak en/of algemene mailings

                       - Telefoonnummers van ouders voor contact met ouders over activiteiten, situaties met kind(eren)

-          Het bijwerken van gegevens op verzoek van ouders/verzorgers

-          Het incasseren van contributie en/of andere kosten

Speltakleiders, penningmeester/gegevensbeheerder en secretaris/gegevensbeheerder bewaren gegevens op een privé computer, telefoon en/of cloud opslag (zoals Google drive of Dropbox).

Gezondheidsgegevens

Gezondheidsgegevens zoals medicijngebruik en allergieën zijn 'bijzondere persoonsgegevens' en die mag een organisatie niet vragen en bewaren. Voor verenigingen is er een uitzondering, omdat een aantal gegevens essentieel zijn om bijvoorbeeld veilig activiteiten te kunnen organiseren. Daarbij gelden wel enkele aandachtspunten:

-          De gegevens mogen niet langer dan strikt noodzakelijk bewaard worden voor het doel waarvoor je de gegevens vraagt

-          De persoon van wie de gegevens zijn moet weten waar de gegevens worden bewaard (bijvoorbeeld in SOL), hoe ze zijn beveiligd, wie er inzicht heeft in de gegevens, hoe iemand gegevens kan muteren (of ervoor kan zorgen dat zijn gegevens verwijderd worden), en wat er met de gegevens zal gebeuren als de gegevens niet meer noodzakelijk zijn.

Financiële Administratie

In de financiële administratie wordt gebruik gemaakt van de persoonsgegevens zoals vastgelegd in de online administratie van Scouting Nederland (SOL). Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de bankrekeningnummers van leden of hun wettelijk vertegenwoordigers ten behoeve van de contributie-inning.

Binnen Scouting Lieshout – Mariahout heeft de penningmeester toegang tot deze informatie. Ouders van de leden worden gevraagd om éénmaal per jaar de controle van de financiën uit te voeren. (kascommissie).

De administratie wordt gevoerd met behulp van een Excel boekhoudprogramma. Dit programma en de data staat opgeslagen op de privé computer van de penningmeester en eventueel op de privé server / cloud opslag (Microsoft Onedrive).

Toegang tot de website van de bank is beveiligd met bankpas en security code. Bankpas is in bezit van de penningmeester.

E-mailgroepen

Voor het versturen van e-mail aan specifieke groepen worden e-mail adressen gebruikt, waarbij berichten automatisch doorgestuurd worden.

Voorbeelden van e-mail adressen zijn die van de speltakken (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.), waarbij de e-mail direct en automatisch doorgestuurd wordt aan de speltakleiding en de gegevensbeheerder.

WhatsApp- of Facebookgroep

Hoewel deze groepen handige communicatiemiddelen zijn, mag je mensen hier niet ongevraagd aan toevoegen. Strikt gezien is een akkoord noodzakelijk: een vinkje dat door iemand gezet wordt waarbij men akkoord gaat met het ontvangen van berichten via deze weg en het feit dat andere leden inzicht krijgen in persoonsgegevens als het telefoonnummer en de profielfoto.

Om het praktisch te organiseren kan een uitnodiging voor deelname aan een WhatsApp-groep per link verstuurd worden. Iemand heeft dan zelf de keuze om zichzelf toe te voegen aan de groep.

Vooraf wordt duidelijk gecommuniceerd over het doel van de groep. Dit geldt ook voor facebook groepen waarbij je iemand kunt uitnodigen in plaats van direct toe te voegen.

Beeldmateriaal

Er word beeldmateriaal gemaakt en gebruikt voor sociale media als facebook, voor op de website, regionale media en voor gedrukt materiaal als Scouting Magazine en folders. Op het inschrijfformulier wordt gevraagd om toestemming voor het gebruik van dit materiaal.

 

Voor het gebruik van fotomateriaal gelden de volgende richtlijnen:

-          Bij inschrijving van het lid wordt éénmalig expliciet toestemming gevraagd voor het maken en gebruik van foto- en/of videomateriaal

-          Geef aan waarvoor het beeldmateriaal gebruikt gaat worden en op welke kanalen het materiaal verspreid wordt

-          Toestemming kan altijd ingetrokken worden

Datalekken

In de nieuwe wetgeving is het verplicht om datalekken te melden. Zijn er ondanks alle zorgvuldigheid toch persoonsgegevens op straat terecht gekomen? Dan moet dat gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Omdat gegevens in basis geregistreerd worden in SOL is Scouting Nederland de contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Is er sprake van een datalek, dan dient dit gemeld te worden bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Zie voor meer info de Procedure datalekken (https://www.scouting.nl/downloads/ondersteuning/kennisnetwerk/juridische-ondersteuning/privacywet-en-bescherming-persoonsgegevens/4213-procedure-datalekken-dataverwerkers).

Communicatie over privacybeleid

Dit plan wordt gedeeld met de ouders van de leden van Scouting Lieshout – Mariahout, gepubliceerd op de website van Scouting Lieshout – Mariahout en toegelicht in de groepsraad.

Vragen of klachten

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Lieshout – Mariahout kun je terecht bij het bestuur van onze Scouting groep via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.